Quelle solution de dématérialisation de documents choisir ?

Selon la dernière étude, Xerfi-percepta devrait accélérer d’ici 2020 avec une augmentation moyenne évaluée à 6% par an et accéder 9 milliards d’euros. 25 % des entreprises s’engagent dans cette voie, ce qui entraîne la dématérialisation de nombreux nouveaux documents. Mais désormais, si le choix de la politique de dématérialisation s’impose en 2019 pour des raisons économiques évidentes, le choix de ses instruments est toujours délicat, leur insertion dans la société l’est d’autant plus.

Faire le choix de la dématérialisation

Le courrier électronique est populaire depuis un certain temps, mais le marché de la dématérialisation est un marché émergent et en croissance. Plusieurs documents se dématérialisent dans les entreprises : correspondance, devis, bons de commande, factures clients, contrats de travail, fournisseurs, fiches de paie… Les raisons sont très simples, la dématérialisation des documents optimise les démarches administratives. Elle réduit les coûts de traitement, améliore la trésorerie et améliore la productivité grâce au gain de temps permis. En fait, une simple facture électronique peut réduire les coûts de traitement d’environ 25 %. Envoi plus rapide, traitement plus rapide, les factures électroniques ont donc des avantages que la lenteur du papier n’a pas. Depuis peu, tout un arsenal législatif surveille les entreprises dans leur politique de dématérialisation de documents. Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de salaire sauf objection de leur part. Depuis le 1er janvier 2019, la loi peut davantage encadrer le coffre-fort numérique et la sécurité des données. Si vous voulez connaitre les avantages de la dématérialisation, n’hésitez pas à visiter le site de destinationdemat-eic.fr.

Les types de fonctionnalités avancées

Pour que la solution de dématérialisation réponde parfaitement et durablement aux besoins de vos administrateurs, elle doit offrir à la fois des fonctionnalités avancées et une évolution régulière. Il est important que le fournisseur choisi s’efforce d’améliorer l’outil proposé afin qu’il reste en parfaite adéquation avec vos besoins. D’une part, vos usages s’amélioreront, d’autre part, les enjeux de sécurité évolueront. De plus, un bon logiciel ne doit pas être figé. L’amélioration continue par la recherche et le développement ainsi que le souci du prestataire de connaître vos besoins exacts doivent être analysés avant de procéder à un achat. Vérifiez les dates de mise à jour de l’application dans l’App Store pour voir si elle est mise à jour fréquemment. Fini le temps où chaque membre devait emballer tous ses documents papiers dans ses valises.

La conduire du changement

Quel que soit l’outil de dématérialisation de documents que vous choisissez, sa mise en œuvre réussie dans l’entreprise ne dépend pas seulement des solutions informatiques ou du budget alloué. En fin de compte, la réussite d’un tel projet dépend des ressources humaines. Elle repose in fine sur la capacité des salariés à s’approprier ces nouveaux outils, avec lesquels on peut juger ou non la réussite d’un projet de dématérialisation. Car dématérialiser toute la chaîne de production du papier n’est pas une mince affaire. Cela implique inévitablement de transformer la structure de l’organisation d’une entreprise. Cependant, la culture papier en France est encore très tenace lorsqu’il s’agit de dématérialiser la masse salariale, notamment chez les salariés en fin de carrière. Par conséquent, les employés peuvent être confrontés à un changement culturel qui n’est pas toujours facile. Tout le monde n’a pas le même appétit pour le web. Cela dépend des principaux secteurs d’activité. Là encore, 30 % des salariés ne préfèrent pas la paie électronique. Dès lors, la mise en place de ces rouages doit s’accompagner d’un passage du papier au numérique. Il comprend un travail de sensibilisation et de motivation : interventions dans les comités d’entreprise et campagnes d’information. Cependant, mettre en œuvre cette démarche dans une entreprise peut s’avérer complexe si elle n’inclut pas tous les salariés qui l’entourent.

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