Comment signer vos documents de manière électronique ?

Avantages de la signature électronique
Les signatures jouent un rôle crucial pour toutes les entreprises. Elles entérinent des contrats de vente et d’embauche, elles officialisent des partenariats et authentifient des documents administratifs. Pourtant, la signature manuscrite comporte son lot d’inconvénients : elle suppose souvent le déplacement d’un signataire ou l’envoi d’un document au format papier. Et si vous acheviez le processus de transformation digitale de votre entreprise en adoptant le procédé de la signature numérique ?

Signature numérique : de quoi parle-t-on vraiment ?

Contrairement aux idées reçues, le procédé de la signature électronique est particulièrement simple à appréhender. En effet, il suppose l’utilisation d’un outil dédié (et certifié) qui vous permet de transmettre un document au signataire de votre choix. Celui-ci doit ensuite s’authentifier, par SMS ou par e-mail, avant de pouvoir accéder au document. Il se sert alors de son code d’authentification pour valider le contrat ou le devis concerné, qui vous revient signé par voie électronique. Il s’agit donc d’un procédé technologique destiné à simplifier l’ensemble de vos interactions professionnelles, tout en respectant les obligations légales qui encadrent l’authentification des documents.

Signature numérique : de nombreux atouts pour votre organisation

Le procédé de la signature électronique comporte un bon nombre d’avantages, à commencer par sa conformité avec les cadres juridiques français et européens. En effet, une signature numérique présente le même degré de validité qu’une signature manuscrite, à condition d’utiliser un outil certifié. Au-delà de sa valeur juridique, la signature numérique présente également de nombreux avantages pratiques. Ce procédé vous épargnera ainsi de nombreux déplacements ainsi que l’envoi de vos contrats par voie postale. De la même façon, les signataires de tous vos documents d’entreprise n’auront plus besoin de se déplacer pour conclure une vente, valider un devis ou authentifier un contrat de travail. Vous pourrez enfin utiliser votre outil dédié au-delà des frontières nationales : le procédé de la signature numérique est valide dans toute l’Europe, ce qui vous permettra de piloter vos activités internationales en toute simplicité. Et si la dématérialisation de vos interactions vous permettait d’améliorer la productivité et les performances de votre entreprise ?

Signature numérique : le mode d’emploi, pas à pas

Pour profiter pleinement de tous les avantages de la signature électronique, vous devrez avant tout vous doter d’un outil performant. Mais comment bien le choisir ? Commencez par vérifier les certifications dont il dispose : pour que la validité de vos signatures soit reconnue en France et en Europe, il vous faudra opter pour un logiciel qui dispose des agréments délivrés par les autorités compétentes. Vous devrez également vous pencher sur les fonctionnalités de l’outil que vous envisagez d’adopter. Quels types de documents vous permet-il de signer en ligne ? Votre logiciel devra s’intégrer simplement à l’ensemble de vos outils informatiques actuels, sans que vous ayez à modifier vos processus administratifs ou comptables. Enfin, le budget constituera un critère de choix important : de quelle somme disposez-vous pour achever la transformation digitale de votre organisation et optimiser sa productivité ?


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